Mudanças poderão ocorrer a qualquer momento, a partir de novas diretrizes do Ministério da Saúde, OMS (Organização Mundial da Saúde), Anvisa e demais órgãos de saúde, sendo incluídas em versões futuras desta publicação.

No cerne das orientações gerais está uma avaliação de risco, que exige que os empregadores reduzam o risco de infecção ao “nível mais baixo razoavelmente praticável”. Ele descreve que as organizações devem seguir três etapas.

Garanta um alto nível de higiene aumentando a lavagem das mãos e a limpeza das superfícies.
Faça do trabalho de casa a primeira opção padrão. Onde os funcionários precisam ir ao local de trabalho, os locais de trabalho devem ser redesenhados de forma que o distanciamento social possa ser respeitado. Isso significa tomar medidas para garantir que a equipe possa ficar a 2 metros (6 pés) de distância.
Se o distanciamento social não pode ser respeitado, a empresa deve decidir se a atividade precisa continuar e, em caso afirmativo, garantir que foram tomadas medidas mitigadoras para impedir a disseminação do COVID-19. O guia sugere uma série de ações atenuantes que incluem o uso de telas para separar as pessoas ou o trabalho consecutivo ou lado a lado (em vez de face a face).

A orientação também enfatiza que, ao considerar o escritório seguro COVID-19, é importante não considerar apenas as áreas onde as pessoas passam muito tempo. Chegando e saindo do trabalho, viagens entre locais e salas comuns também precisam ser considerados. Da mesma forma, medidas físicas, como espaçamento entre mesas, devem ser complementadas com medidas logísticas, como implementação de turnos de trabalho, agendamento de pausas e repensar como gerenciar visitantes e entregas.

O panorama geral – o que COVID-19 significa para escritórios?

Ao ter uma visão mais ampla dos requisitos para tornar os locais de trabalho seguros contra vírus, é provável que haja três fases que os empregadores precisarão estar atentos.

As ações imediatas necessárias para colocar um local de trabalho em funcionamento com segurança.
Adaptação para otimizar o espaço de trabalho.
Considerações de longo prazo sobre o que é necessário do escritório.

Desde o início, seria útil ter claro quais medidas são de solução rápida e temporária, e quais refletirão o “novo normal”.

A primeira fase será analisada nas próximas semanas e meses: como você rapidamente moderniza o local de trabalho com medidas relativamente simples que irão garantir a segurança do pessoal? É provável que essas ações de mitigação sejam por meio de intervenções como espaçamento entre mesas, redefinição de espaços, remoção de áreas de estar e adição de barreiras físicas.

A segunda etapa será considerar a otimização. Os empregadores precisarão ser capazes de se adaptar com flexibilidade às necessidades de mudança, bem como feedback com base em revisões regulares da avaliação de risco. A chave para esta fase será a capacidade de responder positivamente às sugestões para ajudar a melhorar as condições de trabalho e encorajar o comportamento de forma que as medidas de segurança contra vírus continuem a ser praticadas. Isso pode ser através do fornecimento de diferentes instalações (como mais salas para videoconferência) ou soluções de espaço de trabalho mais permanentes, como piso zoneado.

A terceira fase será olhar para o longo prazo. Com uma vacina para o vírus ainda em desenvolvimento e o governo sustentando que deseja adotar uma abordagem cautelosa, é provável que os locais de trabalho precisem ser protegidos por COVID-19 em um futuro previsível. Como tal, é provável que as organizações precisem começar a repensar o que precisam de seu espaço de escritório.

Muitos escritórios são abertos e ocupados em alta densidade – o oposto de um ambiente que impede a propagação de germes. Se as empresas pretendem manter uma força de trabalho feliz e saudável, essas questões precisam ser abordadas.

Etapas que as organizações devem tomar ao considerar um escritório seguro COVID

A chave para qualquer ação imediata que os empregadores tomem será um alto nível de engajamento dos funcionários. Compreensivelmente, muitos terão medo de voltar ao trabalho e, portanto, os empregadores precisam trabalhar com a equipe para aliviar quaisquer preocupações e demonstrar que estão dispostos a ouvir e se adaptar. As seguintes considerações ajudarão nisso.

1. Conduza uma avaliação de risco COVID-19 seguro do local de trabalho . A base das medidas de mitigação do local de trabalho será um passo a passo do ponto de vista da segurança contra vírus, identificando as áreas e os desafios que precisarão ser enfrentados. Considere como você deseja que o local de trabalho fique no primeiro dia em que as pessoas usarem o espaço, bem como considerações que podem ser adaptadas a médio e longo prazo.

Certifique-se de que a avaliação seja conduzida com a contribuição de membros da equipe que estão familiarizados com o trabalho em um ambiente específico, bem como de quaisquer outras partes interessadas, como sindicatos. Algumas áreas problemáticas a serem consideradas incluem:

elevadores
banheiros
áreas de recepção, entradas e saídas
salas de reuniões e áreas comuns
“pontos de contato” comuns, como catracas, botões de elevação ou maçanetas
corredores estreitos ou espaçamento apertado entre as áreas de trabalho.

2. Estabeleça regras viáveis que sejam simples de seguir . Esses controles devem ser diretos e fáceis de seguir. Por exemplo, se for determinado que o fluxo através do edifício ocorre no sentido horário, marque isso claramente no chão. A contribuição da equipe no projeto de soluções para quaisquer desafios identificados na etapa 1 será crítica aqui, pois significa que as regras têm muito mais probabilidade de serem cumpridas.

3. Configure uma equipe segura COVID-19. Essa equipe deve ser responsável por monitorar o bom funcionamento do novo local de trabalho e deve incluir os atuais membros da equipe responsável pela saúde ocupacional, saúde e segurança no trabalho, bem como representantes da equipe e sindicatos. Essa equipe deve ser capaz de informar as medidas de controle de risco e atuar como um canal para que as preocupações da equipe sejam alimentadas nos processos de tomada de decisão da gestão.

4. Revisão regular. Como acontece com qualquer nova prática, a eficácia dos novos planos deve ser revista regularmente. A revisão formal deve incluir um passo a passo para ver como as medidas estão funcionando na prática, incluindo se estão sendo cumpridas, bem como qualquer impacto que estão tendo nas operações do dia-a-dia. O feedback da equipe que usa o local de trabalho será extremamente útil para determinar o que está funcionando e o que não está e, portanto, também pode ser útil realizar uma pesquisa anônima para solicitar opiniões e identificar áreas problemáticas, bem como outras ideias e soluções para melhorias.

Comunique-se, comunique-se, comunique-se

Nem é preciso dizer que um aspecto fundamental para as premissas seguras do COVID-19 é a comunicação. Para que qualquer medida seja bem-sucedida, os funcionários precisam primeiro entender o que é exigido deles e, em seguida, eles precisam cooperar com as intervenções implementadas e mudar seu comportamento de acordo. Por exemplo, é óbvio que não faz sentido ter um sistema unilateral se o pessoal não estiver ciente disso ou se as marcações no chão não deixarem claro para onde ir. A equipe também precisará estar disposta a obedecer, por exemplo, tomando a “rota longa” para a saída, em vez de fazer um atalho contra o fluxo designado.

Isto significa que a par de quaisquer intervenções que sejam adoptadas para tornar o edifício seguro, deve haver também um plano de comunicação correspondente que inclua uma indução de pessoal para introdução das novas medidas. Tanto o plano de comunicação quanto a avaliação de riscos devem ser publicados para que haja transparência sobre como a organização está respondendo às suas funções.

Também foi demonstrado que as pessoas têm muito mais probabilidade de seguir as instruções se houver um motivo claro “por quê”, bem como se estiverem envolvidas na tomada de decisões. Por este motivo, quaisquer medidas tomadas devem ser:

fundamentado – ou seja, há uma razão e um objetivo claros para implementá-los
consistente – ou seja, o que é exigido em um lugar também é exigido em sites semelhantes em outro lugar
com base na contribuição da equipe – ou seja, tanto do processo inicial de avaliação de risco quanto como parte de qualquer revisão contínua.

Além de redesenhar os locais de trabalho seguros do COVID-19 junto com a equipe, considere se é possível realizar um teste de todas as intervenções e fazer alterações com base no feedback. Lembre-se de que esse é um novo território para todos e, portanto, sempre que possível, estabeleça uma comunicação bidirecional. Ouvir e agir de acordo com o feedback e as preocupações não apenas tornará a avaliação de risco mais robusta, mas também dará aos funcionários a confiança de que estão seguros para trabalhar.

Passos práticos em curto prazo

Muitas das opções de redesenho disponíveis para as empresas se concentrarão em cinco princípios fundamentais.

Espaçamento para reduzir a densidade do assento.
Mudando a orientação dos móveis.
Adicionando barreiras físicas.
Instruções claras para espaços compartilhados.
Usando recursos visuais.

Mesas seguras COVID-19

Há uma série de maneiras de melhorar a higiene nas mesas, por exemplo, fornecendo aos indivíduos seu próprio teclado e mouse, colocando materiais de limpeza nas mesas para uso antes do início de um turno e no final do dia, e impondo uma limpeza estrita. política de mesa.

As mesas devem ser espaçadas e reorientadas para reduzir as configurações face a face. Por exemplo, quatro mesas voltadas para dentro podem ser viradas para que fiquem voltadas para fora com o uso de telas físicas para criar uma barreira atrás, na frente e ao lado de cada área de trabalho.

As mesas que não podem ser reorientadas ou que não têm 2m de distância devem ser compartimentadas com telas físicas que possam ser facilmente limpas.

Marcadores de distância segura COVID-19 e roteamento

Use marcadores de piso para delinear a regra de ouro dos 2m, por exemplo, ao redor das mesas e em todas as áreas onde uma fila tem potencial para se formar, como nas mesas de recepção. Identifique os “pontos de aperto” onde as pessoas se reúnem ou onde a movimentação de pessoas está concentrada e planeje o fluxo ao redor do escritório para evitá-los. Use sinalização no chão para marcar claramente a direção da viagem.

Áreas comuns seguras COVID-19

Deixe claro quantas pessoas podem estar em um espaço ao mesmo tempo e use placas na porta para comunicar isso. Salas de reunião, por exemplo, terão capacidade máxima e também deverá haver um protocolo de entrada, saída e limpeza de quartos compartilhados. Da mesma forma, em espaços confinados como elevadores, uma capacidade máxima precisará ser identificada, embora, sempre que possível, as pessoas também devam ser incentivadas a usar as escadas.

Banheiros seguros COVID-19

Fornecer instalações sanitárias seguras COVID-19 é talvez uma das áreas mais difíceis de se adaptar, pois é necessário fornecer um certo número de instalações para os funcionários. No entanto, com ocupação reduzida, haverá opções para reduzir a oferta de instalações, por exemplo, bloqueando pias alternativas para que as pessoas mantenham uma distância segura umas das outras ao lavar as mãos. Onde houver um pequeno número de pessoas nos escritórios, pode ser possível restringir o uso das instalações a uma pessoa por vez, instalando uma fechadura na parte interna da porta principal.

Outro aspecto a ser considerado é a higiene dos banheiros. A limpeza aprimorada é importante, mas também há opções para o uso de tecnologias não sensíveis ao toque, como descargas e torneiras que melhoram a higiene. Deve-se levar em consideração maçanetas sem toque e o fornecimento de desinfetante à base de álcool fora do banheiro que as pessoas possam usar ao sair da instalação. Como em ambientes hospitalares, o uso de toalhas de papel para secar as mãos é mais higiênico do que secadores de ar – deixar as mãos úmidas é o menos higiênico de todas as opções.

Áreas de recepção seguras COVID-19

As entradas e saídas serão um óbvio problema para os funcionários. Para além de algumas das medidas delineadas pelo Governo, como os horários de início escalonados, estas áreas também terão de ser geridas. Essas áreas definem o tom para o resto do edifício e marcarão o início de qualquer roteamento designado ao redor do escritório; portanto, eles serão uma área crítica para acertar. Certifique-se de que os recursos visuais no chão e os marcadores de distância estejam desobstruídos, e também considere se há maneiras alternativas de entrar e sair do prédio que podem ser usadas para aliviar qualquer potencial de congestionamento.

Para ajudar a proteger as recepcionistas, telas podem ser fornecidas para criar uma barreira física e o número de assentos fornecidos para espera pode ser reduzido. Itens como livros de registro precisarão ser substituídos por alternativas sem toque – as opções podem incluir mudar para sistemas digitais de gerenciamento de visitantes ou exigir que as recepcionistas assinem em nome dos visitantes.

Criando distância: redesenhando o escritório para a segurança do coronavírus 20

Limpeza

Obviamente, a limpeza será um elemento crítico para o retorno ao trabalho.

É importante notar que tornar a limpeza o mais destacada possível trará segurança para a equipe. Os cronogramas de limpeza devem ser revisados e os registros devem exibir claramente quando uma área foi limpa e por quem. Além de estações de higienização das mãos montadas na parede, os funcionários também devem ser capazes de lavar as mãos regularmente, higienizar pontos de contato altos, como botões da copiadora, e desinfetar áreas e mesas antes e depois de usá-los.

Olhando para o longo prazo

No futuro, existem inúmeras soluções para ajudar a reinventar o escritório. De tecnologia ativada por voz, sensores sem contato a elevadores de chamada ou pedais para abrir torneiras, a materiais de alta tecnologia que são antimicrobianos e fáceis de limpar, é provável que o mercado de soluções de escritório COVID-19 esteja em alta o aumento.

Assim como o design do espaço do escritório, outros aspectos precisarão ser considerados pelas equipes das instalações, incluindo filtragem de ar de melhor qualidade e a capacidade de fornecer limpezas profundas regulares .

Embora a primeira etapa seja realizar uma avaliação de risco e implementar medidas para garantir a segurança da equipe, o trabalho não vai parar por aí, pois o conceito de um escritório seguro COVID-19 evolui junto com nossa compreensão do vírus, nossa resposta a ele , e as medidas de adaptação necessárias.

Criando distância: redesenhando o escritório para a segurança do coronavírus